Van Excel naar Inzichten met Power BI
Conclusie Voor veel bedrijven kan de overstap van Excel naar Power BI een grote stap zijn, maar met de juiste begeleiding en een gestructureerde aanpak kunnen de voordelen aanzienlijk zijn. Wij geloven dat een persoonlijke aanpak, waarbij we samen met de klant de juiste inzichten creëren op hun tempo, essentieel is voor het succes van een dergelijk project. Deze casus laat zien dat door middel van betrokkenheid en samenwerking, bedrijven op een effectieve manier waarde uit hun data kunnen halen en tegelijkertijd de basis kunnen leggen voor verdere digitale transformatie.
Een goed voorbeeld hiervan is ons project bij NeD Tax, een adviesbureau dat actief is in Nederland en Duitsland, gespecialiseerd in fiscaal, juridisch, financieel en bedrijfseconomisch advies.
Uitdaging: Excel-beperkingen en Gebrek aan Inzicht
Bij dit adviesbureau werd er veel gewerkt met Excel om zowel financiële als operationele gegevens te beheren en te analyseren. Denk hierbij aan financiële overzichten zoals omzet, groei en debiteurenbeheer, maar ook aan de productiviteit en prestaties van medewerkers. Deze werkwijze leverde echter een aantal beperkingen op:
- Inefficiëntie: Overzichten moesten handmatig worden bijgewerkt, wat tijdrovend en foutgevoelig was.
- Geen geïntegreerde inzichten: Excel-bestanden stonden vaak los van elkaar, waardoor het moeilijk was om een totaalbeeld te creëren.
- Beperkte visualisatie: Complexe data konden niet goed worden weergegeven, wat leidde tot een gebrek aan overzicht en inzicht.
De Oplossing: Overstap naar Power BI
Wij hebben het adviesbureau geholpen met het implementeren van Power BI. Dit gebeurde op een gestructureerde en stapsgewijze manier, waarbij we samen met de klant werkten aan het omzetten van hun Excel-rapportages naar dynamische dashboards. Ons uitgangspunt is om nauw samen te werken en het tempo van de klant te volgen, zodat we stap voor stap de juiste inzichten kunnen bieden. Hierbij hebben we de volgende gebieden geoptimaliseerd:
1. Financieel Inzicht: Efficiëntere Overzichten
Voorheen werden financiële gegevens zoals omzet, groei, debiteuren en onderhanden werk allemaal handmatig bijgehouden in Excel-sheets. Dit leverde vaak een statisch beeld op dat verouderd was tegen de tijd dat de rapportages werden gedeeld. Met Power BI hebben we deze financiële data geautomatiseerd en geïntegreerd in interactieve dashboards.
Voordelen van Power BI ten opzichte van Excel:
- Automatische Data Actualisatie: Rapporten worden automatisch ververst, waardoor de informatie altijd up-to-date is.
- Diepgaand Inzicht: Gegevens kunnen eenvoudig gefilterd en geanalyseerd worden vanuit verschillende invalshoeken.
- Visuele Analyse: Met dynamische visualisaties is het eenvoudiger om trends, afwijkingen en patronen te herkennen.
- Gebruikersgemak: Door de intuïtieve interface is Power BI toegankelijker voor zowel financiële als niet-financiële gebruikers.
Deze verbeteringen hebben de klant geholpen om sneller beslissingen te nemen en beter zicht te krijgen op hun financiële situatie.
2. Medewerkerinzicht: Verbeterde Productiviteit en Gerichte Coaching
Naast de financiële inzichten, hebben we ook dashboards ontwikkeld om de productiviteit en inzet van medewerkers inzichtelijk te maken. De medewerkers en adviseurs binnen het bedrijf schrijven hun uren en voeren hun werkzaamheden bij in een systeem. Met Power BI hebben we deze data verwerkt tot interactieve dashboards die in één oogopslag inzicht geven in productiviteit, of medewerkers hun targets halen en waaraan ze hun tijd besteden. Dit biedt verschillende voordelen:
- Inzicht in Werkpatronen: Leidinggevenden kunnen nu zien welke medewerkers over- of onderbezet zijn en hier direct op inspelen.
- Gerichte Coaching: Door duidelijke overzichten van bestede tijd en prestaties kunnen leidinggevenden effectiever coachen en medewerkers ondersteunen bij hun ontwikkeling.
- Efficiënt Capaciteitsbeheer: De dashboards helpen bij het maken van strategische beslissingen over de inzet van personeel, wat leidt tot een optimale benutting van beschikbare capaciteit.
Stapsgewijze Implementatie: Samenwerken op Tempo van de Klant
Onze aanpak is altijd gericht op samenwerking en betrokkenheid. Voor dit project hebben we bewust gekozen voor een stapsgewijze implementatie, waarbij we elk nieuw overzicht zorgvuldig afstemden op de behoeften van de klant. Na elke oplevering verzamelden we feedback en pasten we de dashboards aan totdat ze naadloos aansloten op de wensen van de klant. Dit zorgde niet alleen voor een geleidelijke acceptatie, maar gaf de klant ook de tijd om vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken.
Resultaat: Van Data naar Inzicht
Door deze aanpak heeft het adviesbureau nu een solide basis van geïntegreerde rapportages die niet alleen de interne besluitvorming ondersteunen, maar ook bijdragen aan de strategische groei. Met de overstap naar Power BI zijn ze niet langer afhankelijk van handmatige Excel-sheets, wat hen tijd en moeite bespaart. Daarnaast zorgt het verbeterde inzicht in zowel de financiële als de operationele data ervoor dat ze effectiever kunnen sturen op groei en personeelsinzet.
Meer info
Meer weten over onze werkwijze of heeft u zelf ook een datavraag? Neem dan contact met ons op.