Binnen bedrijven wordt enorm veel gecommuniceerd. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van verschillende typen documenten die zowel online als offline te gebruiken zijn. Denk bijvoorbeeld aan facturen, contracten, logboeken etc. Allemaal communicatiemiddelen om informatie over te brengen en eventueel op te slaan. Het opstellen van documenten wordt vaak nog handmatig gedaan. Dat is tijdrovend werk en bovendien gevoeliger voor fouten. Document Intelligence biedt de oplossing.
Wat is Document Intelligence?
Document intelligence staat voor het gebruikmaken van technieken, waaronder kunstmatige intelligentie, om automatisch documenten te kunnen lezen, begrijpen en analyseren. Ook kan het gebruikt worden om document-gerelateerde werkzaamheden efficiënter te maken of te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het automatisch verwerken van facturen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het extraheren van bepaalde woorden, datums, getallen etc. De verkregen data kan gestructureerd opgeslagen worden om vervolgens zelf weer te gebruiken.
- Documenten labelen op een intelligente manier om bijv. archiefdata doorzoekbaar te maken of bruikbaar voor analyse.
- Het vertalen van documenten.
- Verwerking en digitalisering van handgeschreven documenten of formulieren. Handgeschreven teksten kunnen hierbij worden omgezet naar getypte teksten.
- Kunstmatige intelligentie gebruiken om documentteksten samen te vatten.
Voorbeeld user case van Document Intelligence:
Spectia Digital heeft ervaring in het werken met- en opzetten van Document Intelligence. Zo verwerkte de administratieve afdeling van een samenwerkingspartner van Spectia handmatig binnengekomen facturen (pdf-bestanden). Dit werd gedaan door per factuurregel de verschillende velden te selecteren, te kopiëren en te plakken. Sommige delen werden overgetypt. Tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig werk.
Spectia Digital ontwikkelde specifiek een applicatie die dit werk versimpelde. Binnen deze op maat gemaakte applicatie kan een factuurbestand (pdf) worden geüpload dat middels Optical Character Recognition (OCR) en taalmodellen de inhoud van de factuur verwerkt. De applicatie geeft als output een Excel-bestand waar alle regels en velden uit de factuur in tabelvorm worden weergegeven. In het geval van deze case wordt deze database gebruikt om door te factureren. De inhoud wordt automatisch als bijlage bijgevoegd.
Wat levert dit op?
- Efficiëntie: waar het overtypen of kopiëren/plakken van een factuur meer dan een half uur kon duren, zet de applicatie de informatie om in enkele minuten. Dit bespaart tijd en biedt de administratieve afdeling ook de mogelijkheid om meer te focussen op andere belangrijke zaken.
- Nauwkeurigheid: een computer maakt geen fouten met getallen, en dus is de kans kleiner dat de verkeerde informatie verwerkt wordt.
- Digitalisering: aangezien de documenten worden gedigitaliseerd, kan de informatie ook direct voor andere doeleinden worden opgeslagen en gebruikt (bijvoorbeeld voor digitale archivering of analyse).
- Medewerker welzijn: de handmatige werkzaamheden die door de administratieve afdeling werden verricht waren repetitief en saai. Door het automatiseren van deze werkzaamheden wordt de werklast verminderd wat het werken aangenamer maakt.
Lees in deze business case hoe Spectia Document Intelligence heeft toegepast om het werkproces te optimaliseren.
Heb jij een vergelijkbaar vraagstuk? Of wil je meer weten? Neem dan contact op met Wouter Hebbink, consultant van Spectia Digital, +31629819346